Wat en waarom?
Wat is een ketenmachtiging?
Een ketenmachtiging is een formele machtiging waarmee je Subvention toestemming geeft om namens jouw organisatie bepaalde handelingen uit te voeren bij overheidsportalen en subsidieverstrekkers (zoals aanvragen indienen, aanvullen, vaststellen of gereedmelden).
Waarom heeft Subvention een ketenmachtiging nodig?
Zonder ketenmachtiging kunnen wij bij veel regelingen en overheidsinstanties niet namens jou inloggen en handelen. Dat betekent: geen aanvraag indienen, geen aanvullingen doen en geen vaststelling of gereedmelding afronden.
Waarvoor machtig ik Subvention?
Met een ketenmachtiging kunnen we concreet een subsidieaanvraag doen namens jouw onderneming of organisatie en de voortgang bewaken. Concreet betekent dat:
- Toegang tot de aanvraagportaal van een subsidieverstrekker, bijvoorbeeld het UPNL aanvraagportaal van de RVO.
- Inzicht in de status.
- Communicatie over de subsidieaanvraag inzien.
- Eventuele vragen(brieven) van de verstrekkende instantie afhandelen.
- De nodige meldingen doen (BSN, uren, kosten, gereedmelding, vaststelling etc.)
Voor welke instanties/portalen is de ketenmachtiging nodig?
Voor de meest gangbare subsidieverstrekkers en overheidsportalen. Onder andere:
- Rijkdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
- Provincies
- Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN)
- Gemeenten
- VertiCer (voorheen CertiQ)
Is een ketenmachtiging verplicht?
Bij steeds meer subsidieregelingen is (keten)machtiging feitelijk noodzakelijk om een intermediair de aanvraag te laten indienen en beheren. Overheden scherpen digitale toegang en identificatie steeds verder aan.
We hebben al eHerkenning. Waarom is dit dan nog nodig?
eHerkenning is de manier waarop organisaties zichzelf digitaal identificeren. De ketenmachtiging regelt dat Subvention als intermediair namens jullie mag handelen binnen die digitale omgeving. Alleen eHerkenning hebben is vaak niet voldoende om een intermediair toegang te geven.
Het machtigingsproces
Hoe werkt de registratie stap voor stap?
- Je ontvangt een e-mail van QuoVadis met het formulier.
- Je print het formulier en laat het door de tekenbevoegde(n) ondertekenen (op elke pagina).
- Je voegt een kopie van het ID-bewijs toe.
- Je verstuurt het pakket naar QuoVadis.
Na verwerking is de ketenmachtiging actief.
Wie moet de ketenmachtiging ondertekenen?
De ketenmachtiging moet worden ondertekend door de wettelijk bevoegde(n) / tekenbevoegde(n) volgens KvK.
Zijn er meerdere tekenbevoegden of is er gezamenlijke bevoegdheid? Dan moeten zij doorgaans allemaal tekenen.
Moet er echt op elke pagina getekend worden?
Ja. De leverancier vraagt dit zodat duidelijk is dat de volledige machtiging (alle pagina’s) is goedgekeurd door de tekenbevoegde(n).
Waarom moet er een kopie van een ID-bewijs mee?
De leverancier controleert hiermee of de ondertekenaar daadwerkelijk de tekenbevoegde is. Dit is onderdeel van de beveiligde vastlegging van de machtiging.
Welke ID-bewijzen zijn toegestaan?
Meestal volstaat een kopie van ID-kaart, paspoort of rijbewijs van de tekenbevoegde(n). Volg hierbij altijd de instructie uit de e-mail van de leverancier.
Waarom moet dit via QuoVadis?
Een ketenmachtiging moet door een gecertificeerde leverancier worden geregistreerd. Subvention werkt hiervoor met QuoVadis omdat zij de machtigingen officieel kunnen vastleggen volgens de geldende eisen.
Hoe lang duurt het voordat de ketenmachtiging actief is?
Reken op enkele werkdagen verwerkingstijd na ontvangst bij QuoVadis. Bij drukte kan dit oplopen. Daarom adviseren we: direct handelen na ontvangst van de QuoVadis-mail.
Wat als er spoed is of een deadline dichtbij komt?
Neem direct contact op met je contactpersoon bij Subvention. Dan kijken we samen hoe we de planning zo strak mogelijk krijgen en welke acties nodig zijn om vertraging of misgelopen subsidie te voorkomen.
Overige vragen
Wat is het verschil tussen een “normale” machtiging en een ketenmachtiging?
Een normale machtiging is vaak beperkt of systeemafhankelijk. Een ketenmachtiging is ingericht voor de situatie waarin een intermediair (zoals Subvention) structureel namens jou digitaal mag handelen bij meerdere instanties, volgens de eisen voor digitale identificatie en informatieveiligheid.
Wat kost een ketenmachtiging?
QuoVadis rekent € 27,95 per jaar (excl. btw) per entiteit. Deze kosten worden aan Subvention gefactureerd en doorbelast aan jou als klant.
Waarom is de looptijd 5 jaar maar zijn de kosten jaarlijks?
De machtiging is 5 jaar geldig zodat je niet steeds opnieuw dezelfde procedure hoeft te doorlopen. De leverancier brengt de kosten jaarlijks in rekening voor registratie en beheer gedurende de looptijd.
Kan Subvention de ketenmachtiging ook alleen gebruiken voor indienen, en niet voor beheer?
In de praktijk vragen veel regelingen om doorlopende toegang voor beheer (aanvullingen, correspondentie, vragenbrieven, vaststelling). Zonder machtiging kunnen we vaak niet volledig ondersteunen.
Is een ketenmachtiging veilig en AVG-proof?
De ketenmachtiging is juist bedoeld om digitale toegang en identificatie gecontroleerd en aantoonbaar te organiseren. De registratie loopt via een gecertificeerde partij en is een onderdeel van informatieveiligheid bij online dienstverlening richting overheden.
Kunnen we de ketenmachtiging tussentijds stopzetten?
Ja. De ketenmachtiging kan op elk gewenst moment worden ingetrokken. Houd er wel rekening mee dat Subvention daarna niet meer namens jullie kan handelen in lopende subsidiedossiers.
Wat gebeurt er als de ketenmachtiging verloopt?
Dan verliezen wij de mogelijkheid om namens jullie acties te doen in het subsidiedossier. Dat kan leiden tot vertraging, gemiste aanvullingen, of het niet tijdig afronden van vaststelling/gereedmelding.
Vragen of contact
Heb je een vraag naar aanleiding van de ketenmachtiging, neem dan gerust contact met op via ons contactformulier of met jouw adviseur of via 038 – 853 13 85.
